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マイナスの情報は伝えるべきか?

今日の記事は「マイナス情報」の報告についてです。
この記事は、部下の立場と上司の立場に立ってそれぞれ書かれています。

前半が部下、後半が上司の立場だと思って読んでみてください。



仕事をしていて失敗したり、間違えたり、期限に間に合わなかったりすることはよくあります。
そんな時、それらの情報をどれだけ上司に伝えるでしょうか。

「上司に報告すると怒られるかもしれない」
「人事考課に悪い影響を与えるかもしれない」
「今週の遅れは来週取り戻せば挽回できる」

このような考えを持ち、結局上司に報告しない人が多いのが現状なのではないでしょうか。
でも上司に報告しないままでいるとどうなってしまうでしょうか。

幸い後日失敗を取り戻せたため事なきを得る場合もあります。
ところがその失敗が傷口となり、担当者では手に負えなくなってしまう場合もあります。
こうなっては既に手遅れです。

マイナスの情報は時にプロジェクトや経営に大きな影響を与える場合があります。
そういった情報は未然に防ぎたいというのが上司やマネジメント層の考えです。

「マイナスの情報であっても包み隠さず報告しましょう」

これが問題を未然に防ぐ最良の策なのです。



ところが・・・



こういった話をいくらしても現場は改善されません。
朝礼などで上司が「問題が発生したらすぐに報告するように」と言っても、部下は問題を隠してしまいます。

部下が報告しない現場というのはいくつかの問題が潜んでいる場合があります。
ここでは典型的な3つの問題と改善策を挙げてみます。


■アナウンスが部下に十分伝わっていない

部下がマイナス報告を避ける理由は2つあります。それは「上司の怒り」と「評価」です。
部下が躊躇することなく報告行うようにするには、マイナスの報告に対するこれらの誤解を解く必要があります。

マイナスの報告に対する誤解を解くには次の2つのポイントに着目してアナウンスする必要があります。
① マイナスの報告を評価とは直接結びつけないと宣言すること
② 報告をしないことによるプロジェクトへのインパクトを理解してもらうこと


■報告に対する上司の態度を見直す

部下が上司への報告をためらう要因の1つに、上司の態度が挙げられます。
報告に対して高圧的に振舞う上司に対して部下はなかなか報告しづらいものです。
これは何もマイナスの報告に限った話ではありません。
部下がなかなか報告してこないと思っている方は、自分が部下に対して高圧的に振舞っていないか、自分の意見だけを言っていないかを見直す必要があります。

またマイナスの報告をしてきたときに、「誰が悪いのか」を突き詰める上司がいます。
マイナスの報告で着目すべきは「どのようなことが起きているのか」であって、犯人探しをするのではありません。
わかっていてもついつい犯人を捜したくなるものですが、部下の前ではそういった話は慎むべきです。

これらの問題に対しては、これらの改善策が効果的です。
①普段から部下とコミュニケーションを取り、報告しやすい環境を築いておくこと
②部下の報告に対して感情を見せないこと。むしろ「よく報告してくれた」と感謝すること


■定量的な報告管理をしていない

部下が「来週頑張れば取戻せるかも」という妙な希望を持たせないためにも、部下の作業を定量的に管理する必要があります。
曖昧な管理を行っている場合、部下はどのくらい進んでいるのか、あるいは遅れているのかを理解せず自分の感覚だけで作業を行ってしまいます。

そのため、最終期限に間に合うように勝手にペース配分を行うようになります。
そうなると、現時点で遅れていても「最終的に間に合えばよい」と考えるようになり、マイナスの報告をしないようになります。(そもそも遅れているかどうかも把握していない場合もあります)

そうならないためには、作業を定量的に管理し、報告を定量的に受ける必要があります。
定量的に管理するには、作業を定量的に管理できる単位に分割します。
例えばドキュメント枚数やプログラム本数、訪問件数などです。

その管理単位を母数とし、現在どこまでできているかを確認するのです。

よく「現在80%の進捗状況です」という報告を受けますが、管理単位が不明確である場合、部下の属人的な報告となってしまいます。

「40件のチェックリストの内、32件の検証が完了しましたので、現在80%の進捗状況です」という報告形態に変えれば、現在の状況が定量的に把握でき、予定との乖離を確認することができるのです。



【結論】
マイナスの報告ができないのは、部下に問題があるわけではありません。
どんな報告でも包み隠さず言える職場環境づくり、つまり職場の「カイゼン」が必要なのです。

テーマ : マネジメント
ジャンル : ビジネス

tag : コミュニケーション プロジェクトマネジメント リーダーシップ


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コメント

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定量的な報告管理は私の課題です。

これまた私の大きな課題にヒットする記事です。大変勉強になります。
「定量的な報告管理」はいろいろと試行錯誤を繰り返してきていますが、いまだ軌道に乗れてない状態です。計画の立案とその実績を1ヶ月ごとに管理していくことをルール化しているんですが、半分のメンバーがうまくできていません。「忙しくて計画を立てるヒマがない」というのが本音のようですが、「計画を立てないから忙しい」というのをいかに理解させるか悩んでいます。

Re: 定量的な報告管理は私の課題です。

多ぁ忙さん
いつもコメントありがとうございます。

おっしゃるとおり「計画を立てないから忙しい」んですよね。
ただ、計画をうまく立てられる人とそうでない人がいるので難しいところです。

私が管理する上で工夫している点は、
①全ての作業をWBSにまとめること
②WBSの最小単位を2人日以内のタスクとすること
③0-50-100ルールを採用(未着手:0%、作業中:50%、完了:100%)すること
などです。

それでもまだまだ改善すべき点は多いです。
プロフィール

Okamura Shuichi

Author:Okamura Shuichi

ご連絡はこちら:
shuichi.okamura@gmail.com
(@を小文字にしてください)

某外資系コンサルティングファームに勤務しています。

主にITプロジェクトのマネジメント業務を通じて仕事や人間関係の難しさ、大切さを勉強しています。

将来はハワイでのんびり暮らしたいと考えている一児の父親です。

どうぞよろしくお願いします。

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