スポンサーサイト

上記の広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。
新しい記事を書く事で広告が消せます。


最後まで読んでいただきありがとうございます。
もしこの記事から「気づき」を得られたら、
ランクアップへの応援お願いします!
↓ ↓ ↓
過去最高38位!≫ ブログランキング(資格・スキルアップ)
過去最高1位!≫ にほんブログ村(ビジネススキル)

時計を5分先に進める理由

先日リンクを張らせていただいている≪時間管理術研究所≫の記事にコメントしているときに感じた疑問がありました。

私がコメントした記事はこちら

■会議にも役立つ?: 「電波時計」のススメ
■腕時計ネタ: (裏技)「5分前電波時計」の作り方

私はこの記事の中で、習慣的に5分先の時刻に設定していることを述べた上で、

ところで今さらですが「何で5分先に進めているのだろう」と考えてしまいました。最初に5分進めていた頃は、時計を見て「ハッ」としてしまいよかったのですが、今は5分進めていることが習慣化しており、時計を見ても「ハッ」としません。

とコメントしました。

今日は私が何故5分先に時刻を設定しているのかという理由について考えてみました。


■時計を進めるようになった経緯
10年以上も前からこの習慣は続いていたため、改めて思い出そうとしても思い出せません。ただ一つ覚えているのは、上記コメントに書いてあるように時計を見て「ハッ」となるように進めておいたのだと思います。


■遅刻しないように5分進ませることが遅刻を招く意識となる
このように遅刻をしないようにわざと5分進ませておいて「ハッ」となることが有効だと思っていたのですが、その効果は一時的なものでしかありません。つまり慣れれば「本当はあと5分ある」と考えてしまい、結局5分進めておくことのメリットが徐々に薄れてくるのです。むしろ「本当はあと5分ある」という意識が遅刻を招く原因となってしまう事もあるのです。


■では何故今も5分進めておく必要があるのか?
では何故私は今でも5分先に進めているのでしょうか?今習慣的に行っていることで、時計を見て行う行動を色々考えてみた結果、次のような結論に達しました。

「5分進めることで仕事に余裕ができる」という結論です。

普段仕事をしている中で時計を見る場面を思い出したところ、会議や移動、次の仕事の準備など区切りの時間に見ていることが分かりました。その場面で私はどのような判断をしてどのように行動しているかを考えました。

ここで一例として、15:00から会議の予定が入っているときの行動を考えてみます。

・時計を見る:私の時計14:55(実際の時刻14:50
⇒ ここでは「15:00から会議があるので、あと5分したら会議の準備をしなければいけない」と考えています。15:00に「会議に行かなければいけない」ではなく「会議の準備をしなければいけない」と考えているようです。

・時計を見る:私の時計15:00(実際の時刻14:55
⇒ ここでは「あ、15:00になった。あと5分したら会議は始まるから今の作業を切り上げて会議の準備にとりかかろう」と考えています。

つまり今の習慣上、5分先に進めておくことで次の作業の準備アラートとして使用しています。よく15:00になってから会議の準備を始める人がいます(会社の風習にもよります)が、15:00は会議が始まる時刻であり、前の作業を終了する時刻ではありません。では前の作業をいつ終了させればよいのか?この目安が次の作業5分前であり、それを私の時計では15:00きっかりに教えてくれるのです。

もちろん準備にそれなりの時間がかかるものもあります。例えばプレゼンテーションを行うので、プロジェクターの準備や机や椅子の移動、とても5分では行えないと思います。その場合は、準備作業を行う5分前がアラートになります。つまり準備作業を開始するために前の作業を5分前に終了させるということです。


このサイクルは私自身の習慣としてインストールされており、逆に5分戻す、つまり正確な時刻になってしまうとうまくコントロールできなくなるかもしれません。「5分進める」理由は人によって異なるかもしれませんし、時間管理ができている人にとっては不要かもしれません。私の方法は一つのアイデアとして、参考になりそうでしたら試してみてください。
スポンサーサイト

tag : 時間管理


最後まで読んでいただきありがとうございます。
もしこの記事から「気づき」を得られたら、
ランクアップへの応援お願いします!
↓ ↓ ↓
過去最高38位!≫ ブログランキング(資格・スキルアップ)
過去最高1位!≫ にほんブログ村(ビジネススキル)

時間節約ミニテクニック10

今日はいつもとは趣向を変えて、小ネタ集を紹介したいと思います。


今回は「仕事で時間を節約する」テクニック集です。

ありきたりなテクニックも入っていますが、小ネタ集ということで許してください。

それではどうぞ。


■仕事に取り組む前に今日の計画を立てる

仕事を何気なく始める人も多いと思いますが、1日の仕事が始まる前に今日の計画を立てることが重要です。

これは思いつきのまま仕事をするよりも、仕事に目的を持って計画的に行う方が効率的に作業を進めることができるからです。

1日10分程度でかまいません。この10分の行動が、今日1日の時間を有効に使うためのカギとなります。



■初めから残業を前提にしない

また、仕事を計画する上で残業を前提にしてはいけません。残業は緊急作業が割り込んだ時や予定している作業が長引いた時に行うものです。

初めから残業を前提にしていると、「残業するからいいや」と仕事をダラダラしてしまう可能性があります。

1日の計画では必ず「定時」に帰宅できるよう工夫しましょう。



■頭を使う仕事は朝、体を使う仕事は昼に行なう

人間には生活のリズムがあります。

1日で最も頭が回転する時間帯、それが「朝」です。

その時間はなるべく頭を使う仕事、重要な仕事に集中することが重要です。

逆に会議や出張など、体を使う仕事は午後に回します。

時間管理の達人には、この午前中を有効活用するためにあえて電話に出ないようにしている人もいます。



■外食は控えオフィスで昼食を取る

平成の名経営者といわれる日本電産の永守重信社長が、創業間もない頃に奇想天外な新卒社員の採用試験を実施しました。

その名も「早飯試験!!」

その試験とは、採用試験で昼食を出すとPRし、集まった160名に弁当を出し、10分以内に食べた者を合格とするものでした。

もちろん受験生には事前に知らされることはなく、昼食後本試験が行われると思った受験生たちは、本試験会場はどこかと尋ねたら「もう試験は終わりました」と告げられビックリしたそうです。

10分以内に食べた33名が無条件で合格したらしく、そのうちの何名かは会社の幹部となっているそうです。

昼食に時間をかけず、そこで節約できた時間を使ってやりたいことをやる。

外食に行ってブラブラ帰ってくるのもいいですが、弁当派だと1日数十分の時間が節約できます。



■適度な休憩を取る

人間はひとつの事に集中すると、かなりの体力を消耗するそうです。

また、同じ事に集中できる時間は45分からせいぜい1時間30分までの間だそうです。

集中して仕事をすることは重要ですが、必ず間に5分から10分の小休止を入れましょう。

休憩を取らずに仕事を続けると、効率が落ち、結果的に休憩を取った場合よりも時間がかかることが多いのです。



■メール受信を通知しない

メールを見る時間帯を限定し、それ以外の時間帯はメールを見ないようにしましょう。

また、メール通知は必ずOFFにしておくことが重要です。

これは「作業の割り込み」を防ぐためです。

メール通知がONになっていると、通知されたメールをつい見てしまいます。

メールを見ること、あるいは返信したりすることで、現在の作業が中断してしまいます。

また作業に戻ったときにどこまでやったのかわからなくなり、結果時間を浪費してしまうことになります。



■無意味な会議には参加しない

会議ほど「時間泥棒」といわれるものはありません。

出席しなくても特に問題ない会議は参加しない、会議が議題とは異なった方向に進みそうになったら、すぐに軌道修正して結論へ導くなどの工夫が必要です。

職場で無駄な会議が多いと感じているのであれば、上司に提案するのもひとつかもしれません。

また朝一番で会議を行う場合は、貴重な朝時間を無駄にしないよう、手短に(できれば立ったまま)行うようにしましょう。



■重要でない仕事は他人に依頼する

あえて自分がやらなくてもできる仕事はたくさんあります。

仕事の重要性や緊急性を見極める必要がありますが、他人に任せても問題ない仕事については、できるだけ依頼するようにしましょう。

といっても現実的には難しいかもしれません。

しかし「仕事は自分で抱え込まない」という気持ちを常に持って、自身がオーバーフロー気味だと思ったら、素直に上司や同僚に相談する勇気が必要です。



■仕事を100%やろうとしない

パレートの法則に基づいて仕事をします。

パレートの法則とは別名80:20の法則とも言われ、経済において全体の数値の80%は20%の要素から成り立っているという説の事をいいます。

詳しくは → こちら

仕事の場においても、成果の8割は費やした時間全体のうち2割の時間で生み出しているといわれています。

皆さんはこんな経験はありませんか?


明日提出する書類を夜遅くまで作成し、自分では「完璧」と思える書類が完成した。

ところが翌日上司にその書類を提出すると、上司の思っていた構成とは異なっていたためやり直すことになってしまった。

もし、80%の完成度で一旦上司に提出していれば、夜遅くまで残って仕事する必要はなかったのに・・・

100%の完成度を求められるような仕事も当然あります。

しかし大抵の仕事はそこまで時間を費やすほど完成度は求められないはずです。

決して手を抜けといいたいわけではありません。

自分で完成度を見極めて、残り20%の精度を高めるために時間をかけすぎるのはやめましょう。



■書類・ファイルの整理を怠らない

1日の仕事の中で、約4割はある行動を取っているそうです。

それは何かを「思い出したり」「探したり」することです。

書類やファイルの整理、情報の整理がうまくできない人は、効率的に仕事をすることができません。

自分のデスクが書類で埋もれている人は要注意です。

・不必要な書類はファイルはすぐに廃棄する
・クリアケースや付箋を利用して、自分なりの整理術を習得する
・情報はGoogleや携帯電話などのツールを使用して整理する
・得た知識はノートやマインドマップなど、形あるものとして残しておく

こういった工夫ができていれば、「思い出したり」「探したり」する時間を節約できます。




以上10個のテクニックを紹介しました。

1つでも2つでも参考になるテクニックがあれば、是非実践してみてください。

またこの記事がお役にたてたのなら、下記リンクのクリックをお願いします。
↓↓↓
ビジネススキルランキング


テーマ : ビジネスアイディア
ジャンル : ビジネス

tag : 時間管理 仕事術


最後まで読んでいただきありがとうございます。
もしこの記事から「気づき」を得られたら、
ランクアップへの応援お願いします!
↓ ↓ ↓
過去最高38位!≫ ブログランキング(資格・スキルアップ)
過去最高1位!≫ にほんブログ村(ビジネススキル)

「自分時間」の作り方

こんばんは。

今日も引き続き時間管理について書いてみたいと思います。


昨日は「自分時間」と「他人時間」について書きました。
http://okasyu.blog65.fc2.com/blog-entry-14.html


今日は「自分時間」を作るためのヒントをいくつか紹介します。


■午前中は「自分時間」中心にする

仕事を進める上で、最も脳が働き集中できるのは「午前中」です。

この午前中に自分がやるべき仕事を行います。

「他人時間」となる打ち合わせや作業は午後に回しましょう。


■「他人時間」をまとめて片付ける

例えばメールのチェックやかけなければいけない電話などは、時間を決めてまとめて片付けるようにします。

メールが来るたび返信していては、他人時間に振り回されてなかなか自分時間を作ることができません。

特定の時間にまとめて返信するようにして、なるべく自分時間をたくさん確保するようにしましょう。


■朝時間を有効に活用する

定時内は電話や質問などに時間を取られ、夜は飲み会などの付き合いで時間を取られてしまいます。

このように日中はどうしても自分時間を確保できないことが多いのです。

そういう方におすすめなのが、仕事前の朝時間です。
http://okasyu.blog65.fc2.com/blog-entry-9.html

朝時間は自分時間に最も適した時間です。

tag : 時間管理


最後まで読んでいただきありがとうございます。
もしこの記事から「気づき」を得られたら、
ランクアップへの応援お願いします!
↓ ↓ ↓
過去最高38位!≫ ブログランキング(資格・スキルアップ)
過去最高1位!≫ にほんブログ村(ビジネススキル)

「自分時間」と「他人時間」

こんばんは。

今日は昨日に引き続き、時間管理について書いてみたいと思います。


皆さんは「自分時間」と「他人時間」という言葉はご存知でしょうか?


「自分時間」とは、自分が主体的に行動することができる時間のことをいいます。

「他人時間」とは、他人に何か頼まれて行動する時間、つまり他人に拘束される時間のことをいいます。

突然かかってくる電話、自分に関係のない会議への参加などは他人時間になります。


時間管理を行う上で重要なことは、この「自分時間」と「他人時間」をうまくコントロールすることです。


昨日の記事で「時間がない!」という人は出来事を管理すればいいと書きましたが、自分とは関係のない「他人時間」はできるだけ受けない、どうしても受ける必要があってもできるだけ早く片付ける事が重要になってきます。


そうやって「自分時間」を増やしていくことで、本来やりたいことに注力できるのです。

tag : 時間管理


最後まで読んでいただきありがとうございます。
もしこの記事から「気づき」を得られたら、
ランクアップへの応援お願いします!
↓ ↓ ↓
過去最高38位!≫ ブログランキング(資格・スキルアップ)
過去最高1位!≫ にほんブログ村(ビジネススキル)

時間管理とは『出来事』の管理

「時間がない!時間がない!」

周りの人を見ていると、よくこう言っている人をみかけます。

一方で同じ仕事をしているのに、時間通りに帰宅できる人もいます。


みんな1日=24時間という同じ時間を持っているのに、何故こういった事が起こるのでしょうか?

「それは時間管理を学んでいないからでしょう?」

正解です。


それでは「時間管理」とは一体どういう事なのでしょうか?


「効率的に作業を行う」「すき間時間を使う」などといったテクニックも重要かもしれません。

しかし最も基本的でかつ重要なのは、「時間管理とは出来事を管理する」という事なのではないかと私は思っています。


「時間がない!」と言っている人は、時間がその人だけ1日=20時間というわけではなく、与えられた時間にすべきことが多すぎるのです。

あるいはすべきことの優先順位、つまり出来事の重要性や緊急性を判断できず、どれから手をつければよいのかわからない状態になっているのです。

出来事をしっかり管理し、「今この作業は必要でない」「この作業は緊急だけど重要性が低いので時間をかけてやる必要はない」などの判断ができれば、もっと効率的に作業を進めることができます。

002.jpg

時間管理をテーマにするとき、よく上のような図を目にします。

これは重要性を縦軸に、緊急性を横軸に置いた場合のマトリックスです。

図の「A」の領域、つまり重要性も緊急性も高い作業から優先して行うべきなのです。



しなければいけない作業がたくさんある場合、与えられた順に作業をするのではなく、こういったマトリックスに照らし合わせてどの作業から取り掛かればよいか判断しましょう。

そうすると次第に「時間がない!」と言わなくても済むようになると思います。

tag : 時間管理


最後まで読んでいただきありがとうございます。
もしこの記事から「気づき」を得られたら、
ランクアップへの応援お願いします!
↓ ↓ ↓
過去最高38位!≫ ブログランキング(資格・スキルアップ)
過去最高1位!≫ にほんブログ村(ビジネススキル)

プロフィール

Okamura Shuichi

Author:Okamura Shuichi

ご連絡はこちら:
shuichi.okamura@gmail.com
(@を小文字にしてください)

某外資系コンサルティングファームに勤務しています。

主にITプロジェクトのマネジメント業務を通じて仕事や人間関係の難しさ、大切さを勉強しています。

将来はハワイでのんびり暮らしたいと考えている一児の父親です。

どうぞよろしくお願いします。

メールマガジン
smart.fm(無料総合学習サイト)
リンク
最新コメント
最新トラックバック
検索フォーム
カレンダー
06 | 2017/07 | 08
- - - - - - 1
2 3 4 5 6 7 8
9 10 11 12 13 14 15
16 17 18 19 20 21 22
23 24 25 26 27 28 29
30 31 - - - - -
FC2カウンター
タグクラウド

私のチャレンジブログです!
『自分★ブランディング計画!』へジャンプします
↑ ↑ ↑
私のもう一つのブログです。
このブログともども
応援よろしくお願いします!
(Wordで作りました)
最新記事
人気記事ランキング
月別アーカイブ
RSSリンクの表示
ブロとも申請フォーム

この人とブロともになる

QRコード
QRコード
上記広告は1ヶ月以上更新のないブログに表示されています。新しい記事を書くことで広告を消せます。