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会議を行う際の心得

こんばんは。

今日は少し仕事術について書いてみたいと思います。


皆さんも仕事を行う上で会議に参加することがありますよね。

これまでの皆さんの経験でこういったことはありませんでしたか?


・会議の目的がわからない
・何故自分が呼ばれたのかわからない
・いつ終わるのかわからない

これは明らかに時間の浪費です。


もし皆さんが会議を主催する立場だったら・・・

このような文句を言われるのは嫌ですよね。


会議に参加する方々の時間の無駄遣いにならないよう注意する必要があります。

そのためには事前の準備が欠かせません。


会議前に行う準備のポイントには次のようなものがあります。


■会議の目的を明確にする

これから行う会議は意見を伺う会議なのか、同意を求める会議なのかといった目的を明確にする必要があります。

ここが曖昧なまま会議を始めてしまうと、自分自身も会議の参加者も何をすればよいのか分かりません。



■会議の内容に見合った参加者を招集する

ある会社の1日の業務時間は8時間だとします。

もし1時間の会議に8名集まれば、1人の1日分の仕事に相当します。

無駄な会議は、たった1時間であっても1人の仕事量を削いでしまうくらいもったいないものなのです。


会議の目的や内容が明確になったら、その目的に見合った参加者を招集するようにしましょう。



■資料は事前に配布しておく

会議の場で意見を求めたり同意を得たりしたいのであれば、資料を会議前に渡しておくことが重要です。

会議の場で初めて見た資料に対して意見を求めようとしても、「今この場で急に意見を求められても出ないよ」という状況が考えられます。

そうした場合、この会議で意見を伺うことができなくなる可能性があります。

そうならないためにも、資料は遅くとも前日までには配布しておき、時間のあるときに見てもらっておくのがいいでしょう。


■自分の中で会議をシミュレーションする

目的や参加者、資料の事前配布などは、ごく基本的なことであり、仕事術の本には必ずといっていいほど書かれています。(最も基本的で最も重要ですね)

周りの同僚や上司に「あいつ会議がうまいな」と思わせるためには、もう少しエッジを効かせた準備をする必要があります。

私が個人的にお勧めするポイントは「シミュレーション」です。

これは会議スキルというより、むしろプレゼンテーションスキルなのですが、会議の場においても十分に活用することができます。

会議の目的や参加者、資料の事前配布が終わったら、実際に会議を行っている場面を想定して色々なシミュレーションを行ってみるのです。

具体例を挙げると次のようなものがあります。

・自分にとって最も都合のよい結論は何かを考える
・どうすれば最も都合のよい結論に到達できるかを考える
・出るであろう反対意見を考える
・反対意見に対してどのような対処をし、持論に近づけることができるかを考える
・配布資料以外にも質問などを想定して別の資料を準備しておく

ではシミュレーションを行う目的は何でしょうか?


私は「会議とは自分の思っている結論に参加者を誘導する場」だと考えています。

シミュレーションを行う目的は、自分の思っている結論に誘導するために、自分の考えを阻害する要因を見極め、あらかじめ対策を練っておくことなのです。

「議事録を会議の前に書く」くらいの気持ちで望むことができれば万全です。



以上、4つのポイントをご紹介しました。

これらの準備をしっかり行うことができれば、ダラダラとした会議とはもうお別れですね。

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tag : 会議術 仕事術


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プロフィール

Okamura Shuichi

Author:Okamura Shuichi

ご連絡はこちら:
shuichi.okamura@gmail.com
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某外資系コンサルティングファームに勤務しています。

主にITプロジェクトのマネジメント業務を通じて仕事や人間関係の難しさ、大切さを勉強しています。

将来はハワイでのんびり暮らしたいと考えている一児の父親です。

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